Barkodlu stok sayımı telefonla nasıl yapılır?

Sayımın en çok zaman kaybettiren yanı, sayım sırasında ortaya çıkan sürprizlerdir. Üç şey önceden hallolursa sayım süresi yarıya iner.

• Ürün listesi güncel olsun: aynı ürün iki farklı stok koduyla duruyorsa sayım da ikiye bölünür.
• Barkodsuz ürünlere etiket basılsın: kendi barkodunu üretip 30×50 mm termal etiket olarak yazdırabilirsin.
• Raf kodları belli olsun: A1, A2, B1 gibi. Fark çıktığında 'nerede' sorusunun cevabı bu koddur.

Sayımcı'da sayım ekranı açıldığında ürün kataloğu telefonun belleğine alınır. Depoda sinyal olmasa da okutmaya ve adet girmeye devam edersin; oturum her okutmada telefonun yerel hafızasına yazılır, bu yüzden uygulama kapansa bile sayım kaybolmaz.

Her satırda üç sayı görünür: kayıtlı miktar, senin saydığın miktar ve arada oluşan fark. Fark ₺ olarak da yazılır — 3 adet eksik çıkan bir ürün ile 3 adet eksik çıkan pahalı bir ürün aynı şey değildir.

Sayım uygulamasının en sinsi hatası, sayılan miktarı doğrudan stok olarak yazmasıdır. Sayıma 09:15'te başlayıp 11:00'de uyguladığını düşün: arada iki satış oldu. Sayılan toplamı yazan program o iki satışı siler.

Sayımcı sayılan toplamı değil, sayım anındaki farkı hareket olarak yazar. Geç uygulanan bir sayım bile stoğu bozmaz; aradaki satışlar yerinde kalır, yalnızca düzeltme kadarı işlenir.

Yıl sonunda dükkânı kapatıp iki gün süren sayım, hem pahalı hem geç. Döngüsel sayımda her gün küçük bir grup ürün sayılır: değeri yüksek ve hareketi hızlı olanlar sık, yavaş hareket edenler seyrek.

Pratik kural: cironun büyük kısmını oluşturan ürünleri ayda bir, orta grubu üç ayda bir, geri kalanı yılda bir say. Böylece her gün 10–15 dakika ayırarak yıl boyunca stok doğru kalır.

• Hızlı hareket eden, pahalı ürünler: ayda bir.
• Orta grup: üç ayda bir.
• Yavaş hareket edenler: yılda bir.
• Fark çıkan ürün: bir sonraki turda tekrar sayılır.

Sayım farkı ceza değil, bilgidir. Aynı üründe sürekli eksik çıkıyorsa sebebi genelde şunlardan biridir: kırılan/bozulan ürünün kaydedilmemesi, numune veya iç kullanım, yanlış rafa konmuş ürün, ya da satışın yanlış stok kodundan düşülmesi.

Sayımcı sayım düzeltmelerini ayrı bir hareket türü olarak tutar, bu yüzden kayıp ve fire raporu 'ne kadar ürün, kaç ₺, hangi kategoride' sorusuna dönem bazında cevap verir. Bu rapor, sayımın işletmeye para kazandıran tarafıdır.

Günde binlerce okutma yapan bir dağıtım deposunda lazer okuyuculu el terminali hâlâ daha hızlıdır. Günde birkaç yüz okutma yapan mağaza, atölye ve toptancı içinse telefon yeterlidir ve cihaz başına birkaç bin TL yatırım gerektirmez.

Ara yol da var: Bluetooth bağlanan ucuz bir barkod okuyucu, telefonu klavyeymiş gibi besler. Sayımcı'nın sayım ekranı hem kamerayla hem harici okuyucuyla çalışır.