Stok takip programı nedir, hangisi işine yarar?

Ön muhasebe programları fatura, cari hesap, tahsilat ve e-belge etrafında kurulur. Stok orada bir yan modüldür: ürünü tanımlarsın, fatura kestikçe miktar düşer. Kâğıt üzerinde doğru çalışır, ta ki depoda gerçekte olan sayı faturalarla tutmayana kadar — kırılan, çalınan, yanlış rafa konan, numune verilen ürünler hiçbir faturada görünmez.

Stok takip programı ise ters yönden başlar: gerçek sayım esastır. Sayarsın, program farkı kaydeder, fark nereden geliyor diye sorarsın. İkisi birbirinin alternatifi değildir; birçok işletme ön muhasebeyi mali müşavirle, stok takibini depoda kullanır.

Ekran görüntüsü güzel olan her program depoda işe yaramaz. Depoda çalışan program, elinde telefondan başka bir şey olmayan kişinin kullanabildiği programdır.

• Telefonla sayım: depoya dizüstü bilgisayar taşınmaz. Kamerayla barkod okuyabiliyor mu?
• Konum ayrımı: depo, dükkân ve pazaryeri stoğu ayrı ayrı görünüyor mu, yoksa hepsi tek havuz mu?
• Sipariş noktası: 'bu ürün 20'nin altına inince haber ver' kuralı var mı, uyarıyı kim görüyor?
• Excel'den aktarım: mevcut listeni yükleyebiliyor musun, yoksa 600 ürünü elle mi gireceksin?
• Barkodsuz ürün: kendi barkodunu üretip etiket basabiliyor musun?
• Hareket geçmişi: miktar değiştiğinde kimin, ne zaman, neden değiştirdiği kalıyor mu?
• Çıkış kolaylığı: verini Excel olarak geri alabiliyor musun? Alamıyorsan o program seni kilitler.

Eylül 2026 itibarıyla yayımlanan liste fiyatlarına bakıldığında, stok modülü içeren ön muhasebe paketleri aylık 450–950 TL + KDV bandında toplanıyor. Pazaryeri entegratörleri (sipariş çekme, kargo, fiyat güncelleme) ise aylık birkaç bin TL'den başlıyor — çünkü çözdükleri problem stok değil, sipariş akışı.

Bu bandın altında kalan ücretsiz seçenekler genelde tek kullanıcı, tek depo ve sınırlı ürün sayısıyla gelir. Ücretsiz sürümün gerçek maliyeti, veriyi taşıyamadığın gün ortaya çıkar.

Sayımcı aylık 39 dolardan başlar (KDV hariç) ve 14 gün kartsız denenir. Ücretsiz katman yok: bir işletmenin stoğunu tutan yazılımın parasının ödenmesi, o yazılımın yarın da durmasının en basit garantisidir.

Excel, tek kişinin tek depoyu yönettiği yerde uzun süre yeter. Dört işaretten ikisi varsa artık yetmiyordur:

• Dosyanın iki kopyası dolaşıyor ve hangisinin güncel olduğu tartışılıyor.
• Sayım yapıldığında dosyadaki sayı ile raftaki sayı sürekli tutmuyor.
• 'Şu ürün bitmiş, haberimiz yok' cümlesi ayda birden fazla kuruluyor.
• Stoğa birden fazla kişi dokunuyor ve kimin ne değiştirdiği bilinmiyor.

Sayımcı stoğu bir kolonda saklamaz; her değişikliği hareket olarak yazar. Eldeki miktar bu hareketlerin toplamıdır. Sayım yaptığında toplam değil fark kaydedilir — sayarken satış olsa bile sonuç doğru kalır.

Günlük akış üç adımdır: Excel'ini yükle, ürünlere sipariş noktası ver, depoya inip telefonla say. Ertesi sabah azalan ürünler e-posta ve telefon bildirimi olarak gelir; tedarikçi siparişini aynı ekrandan hazırlarsın.